Wat is een gap-analyse?
Gap-analyse is een reflectief proces voor het plannen van de toekomst van uw bedrijf door de huidige toestand te beoordelen. Wanneer het goed wordt gedaan, kan een gap-analyse je een reeks acties geven die je helpen jouw huidige bedrijfsproblemen aan te pakken om uw toekomstige doelen te bereiken. Het proces lijkt veel op het bouwen van een brug tussen vandaag en de toekomst. We zullen je leren hoe je een gap-analyse gedetailleerd kunt uitvoeren.
Wat zijn de voordelen van een gap-analyse-template?
Het dwingt je om dieper na te denken over de huidige staat van je bedrijf.
Op basis van je gedachten geeft het je een actieplan voor de toekomstige staat van jouw organisatie.
Het concrete plan en de actiegerichte stappen zetten je onder de prettige druk van doen en handelen.
Een gap-analyse-sjabloon kan je helpen jouw prestaties tussen tijdsintervallen te meten. Hierdoor kan je de tastbare overwinningen van jouw inspanningen zien. Of verliezen, die je veel kunnen leren voor de volgende keer.
Een gap-analyse-raamwerk kan worden gebouwd door meerdere strategische denkers in jouw organisatie. Deze oefeningen kunnen verschillende aspecten bij elkaar brengen en je helpen een samenhangend strategisch plan voor jouw bedrijf te creëren.
Laten we nu een gedetailleerde blik werpen op onze 5-stappenbenadering.
Hoe voer je een gap-analyse uit: 5-stappenproces
Voordat we in de stappen duiken, zullen we het een beetje over de mindset hebben. Een gap-analyse is eenvoudig uit te voeren, maar om er een geweldig plan uit te halen, heb je twee dingen nodig: een open geest en een eerlijke kijk. Wees eerlijk over je tekortkomingen: dit deel kan uitdagend zijn. Toegeven dat je ver weg bent van je doelen is niet gemakkelijk. Maar je moet hard zijn over de zwakheden van je organisatie om ze in de toekomst om te zetten in sterke punten. Voeten op de grond: vergeet niet dat dit een bedrijfsplan is. Je moet je huidige omstandigheden en beperkingen identificeren, en vervolgens je doelen voor de toekomst stellen. Het gaat hier niet om hoger mikken; nauwkeurigheid is belangrijker. Stel specifieke doelen: vage uitspraken zullen leiden tot ongrijpbare resultaten. Zorg ervoor dat je de gap-analyse-sjabloon invult met concrete kwalitatieve en kwantitatieve uitspraken.
Hoe jouw focusgebieden te definiëren
Wensen om het beste bedrijf in de industrie te zijn, is niet genoeg. In de eerste stap moet je specifieker worden over wat je wilt en waar je kunt beginnen met het aanbrengen van verbeteringen. De meest voorkomende gebieden die mensen hier opschreven zijn:
Leadgeneratie
Marketing- en verkoopteam
Martech Stack
Klantondersteuning
Innovatie
Tevredenheid van werknemers
Verkoopontwikkeling
Financiële groei
Cultuurimpact.
Klantuitmuntendheid.
En nog veel meer focusgebieden.
Kies maximaal vier gebieden om je focus meer geconcentreerd te houden.
Hoe ziet jouw toekomst eruit?
90% van de tijd geven experts de voorkeur aan het starten vanuit de huidige toestand van het bedrijf. Echter, met enige oefening en ervaring, hebben we ontdekt dat het eerst invullen van de toekomstige staat vruchtbaarder is om twee redenen.
Eerst: hoe goed je ook schiet, je kunt het doel niet raken als je geen doel hebt. De huidige staat van jouw organisatie beoordelen op basis van jouw toekomstige doelen is veel efficiënter.
Ten tweede: elke afdeling of persoon in uw organisatie heeft een andere "huidige staat" Het is nuttiger om de huidige staat van een bepaalde afdeling te evalueren op basis van de toekomststreefdoelen. Dus in deze stap gebruik je de focusgebieden die je hebt gekozen om je gewenste toekomstige staat te kaderen.
Stel dat je leadgeneratie hebt gekozen als een van de focusgebieden, dan zou je gewenste staat kunnen zijn: "Verhoog het aantal leads dat we binnenkrijgen met 100% aan het einde van het jaar" Hier is nog een voorbeeld voor de Martech-stack: "De meeste dagelijkse/dull taken automatiseren om ruimte te creëren voor het verkoop- en marketingteam." Zoals je kunt zien, focussen we hier niet op tastbare voordelen of KPI's. We schetsen gewoon onze intenties op een hoger niveau. Maar we zullen in de volgende stappen specifieker worden met KPI's.
Reflecteren op jouw huidige staat
Op basis van de antwoorden in de eerste twee stappen, schrijven we een zin die een eerlijke samenvatting van uw huidige staat geeft. Het hoeft niet lang te zijn. Integendeel, het moet zo beknopt mogelijk zijn. Bijvoorbeeld, voor leadgeneratie kan dit uw huidige staat zijn: "We hebben een mooi product, maar we hebben geen aanwezigheid op sociale platforms, waardoor mensen niet eens weten dat we bestaan" Een andere voor de Martech-stack: "We ontbreken de juiste marketingtools en knowhow om meer waarde te creëren. Het marketingteam moet zich aanpassen en leren hoe te werken met nieuwe tools."
Houd er rekening mee dat realistisch zijn over jouw zwakheden de sleutel is tot de juiste gap-diagnose. Je moet de exacte kloof tussen vandaag en de toekomst kennen. Vervolgens zullen we definiëren wat we willen doen en hoe we daar gaan komen.
Breng belangrijke prestatie-indicatoren (KPI's) aan op jouw gap-analyse template.
Tot nu toe was de reikwijdte van onze gap-analyse vrij breed. In deze fase gaan we specifieker worden door KPI's aan jouw focusgebieden toe te voegen. Hoe kies en schrijf je het juiste type KPI's op jouw gap-analyse template?
Kies KPI's waarvoor je vandaag een referentiepunt heeft. Zodat je verschillende tijdlijnen in jouw reis kunt vergelijken en benchmarken.
Als een groei marketingagentschap moedigen we onze klanten aan om KPI's te kiezen die ze kunnen meten. Als je je voortgang niet kunt meten en volgen, zal het invullen van de gap-analyse-sjabloon niet de moeite waard zijn.
Stel leidende en achterblijvende KPI's in. Dit geeft je een beter overzicht van je focusgebieden.
Voor het geval je niet weet wat leidende en achterblijvende indicatoren zijn, hier zijn korte uitleggen voor beide:
Leidende indicator: Je kunt het beschouwen als input. Ze definiëren welke acties moeten worden ondernomen om de gewenste resultaatresultaten te bereiken met meetbare uitkomsten. Vanuit het perspectief van leadgeneratie zou onze leidende KPI iets kunnen zijn zoals: "Ten minste 50 verkoopgesprekken per kwartaal krijgen"
Achterblijvende indicator In tegenstelling daarmee meet een achterblijvende indicator de huidige prestaties. De leidende indicator is dynamisch en op de toekomst gericht, terwijl de achterblijvende in het heden is en niet veranderlijk is.
Vanuit het perspectief van leadgeneratie zou onze achterblijvende KPI iets kunnen zijn zoals: "We scoren momenteel 7 verkoopgesprekken per maand" Aan de andere kant, voor de martech-stack, zou je leidende KPI kunnen zijn: "Automatiseer 50% van de dagelijkse / niet-expertise vereiste werkzaamheden van het verkoop- en marketingteam met de nieuwe martech-tools." Ondertussen zou de achterblijvende KPI kunnen zijn: "Ons marketingteam is niet bekend met tools of technologie, de enige tools die we gebruiken zijn HubSpot CRM en Zoom (10% automatisering voor tracking en dagelijks werk)" Zoals je ziet, ook al is tevredenheid een vrij abstract doel, je kunt het nog steeds meten met gerelateerde KPI's.
Maak een actieplan op basis van jouw gap-analyse.
Dit is de meest cruciale stap. Tot nu toe heb je de fundamentele stappen gelegd, de doelen/KPI's vastgesteld, en nu moet je de details in gaan. Probeer je ideeën zo levendig mogelijk op te schrijven. Je zult tastbare stappen zien die in de toekomst tastbare resultaten opleveren.
Aangezien het onmogelijk is om een enorme kloof met één stap te dichten, is de formule hier om een reeks projecten te plannen voor specifieke focusgebieden. Het aantal projecten is natuurlijk gecorreleerd met de diepte en lengte van uw kloof. Maar we raden je aan om een minimum van twee en een maximum van vijf projecten voor elk gebied te creëren. Zoals gewoonlijk geven we je enkele voorbeelden om je kloofjes in te vullen 🙂 Laten we ons richten op klantondersteuning/-succes.
Zoals je misschien herinnerd, was het doel "Verhoog het aantal leads dat we binnenkrijgen met 100% aan het einde van het jaar" We willen het aantal leads dat we binnenkrijgen verdubbelen. Dus het is een kloof van 100%, wat behoorlijk moeilijk is om met één stap te dichten. Dus laten we drie projecten genereren om een meer geloofwaardige aanpak te creëren.
Project 1: Optimaliseer jouw website en andere platforms die je gebruikt voor leadgeneratie. Installeer exit-intents, opt-in formulieren, chatbot, live chat, Whatsapp-lijn en optimaliseer de gebruikersinterface (UI) & gebruikerservaring (UX) op jouw site om betere resultaten te behalen.
Project 2 Vul het groei marketingcanvas in met jouw team om het beste platform te definiëren en 15+ nieuwe ideeën te vinden om mee te experimenteren.
Project 3: Begin met het experimenteren met ideeën, maak subprojectbladen voor elke campagne om de resultaten bij te houden en te meten. Je kunt onze groei marketingaanpak gebruiken voor snelle experimentatie en validatie.
Voorbeeld van subproject:
Lead Magnet Campagne: creëer een lead magnet en verspreid deze op gerelateerde platforms om leads aan te trekken.
Hypothese: We zullen een gemeenschappelijk pijnpunt in onze industrie vinden en een eBook schrijven om 30 hoogwaardige leads aan te trekken.
Duur: 3 weken
Resultaten: "Voeg hier harde feiten en tastbare resultaten in"
Je ziet, het creëren van een actieplan transformeert een overweldigende taak in een eenvoudige. In plaats van een enorme 50% in te vullen met vage ideeën, kun je meerdere concrete stappen creëren om je organisatie naar de gewenste staat te duwen.
Conclusie en andere gap-analyse templates
Nu heb je alles om je gap-analyse-sjabloon in te vullen. Neem de tijd en gebruik het 5-stappen gap-analyse-raamwerk om een actieplan voor de toekomst van jouw organisatie te creëren. Er is trouwens nog één ding dat we willen meegeven voor we afronden: op het internet vind je duizenden sjablonen voor gapanalyses. De meeste artikels geven je meteen tien verschillende opties, wat vooral voor beginners eerder verwarrend is. Daarom geven wij je één enkel, maar veelzijdig sjabloon om mee te starten. Je kunt het gebruiken voor eender welk doel je voor ogen hebt.
Hopelijk vond je dit artikel nuttig!
